La signature électronique : législations, reglementation et bénégic

Dans un monde ou le tout-numérique est omniprésent, la signature électronique devient un élément incontournable de la chaine documentaire. De plus en plus de structures cherchent à optimiser et moderniser leurs processus papiers dans le cadre de la transformation de leurs usages. La signature électronique se trouve au premier rang de ces projets de digitalisation !

Signature électronique & législation
Il fallut attendre 1999, en Europe, pour que la signature électronique soit officiellement reconnue par la loi avec la mise en place de la directive 1999/93/CE. C’est cette directive qui a permis de valider la conformité d’un document avec une signature électronique ou dite numérique au même titre que la signature manuscrite.
Les trois niveaux de signature électronique

 

Conformément à la réglementation eIDAS, il existe 3 niveaux de signature électronique, chacun correspondant à un degré précis de fiabilité.

La signature électronique simple : pour des actes simples à faible risque juridique. Elle intègre l’identité du signataire et permet d’assurer la conformité du document grâce à un fichier de preuves établi au moment de la signature.

La signature électronique avancée : pour des transactions avec vérification d’identité sans face à face. Cette signature intègre une vérification poussée de l’identité du signataire, auquel elle est liée de manière univoque grâce à un certificat digital préalablement associé. Elle intègre également un fichier de preuves destiné à prouver l’ensemble de ces éléments.

La signature électronique qualifiée : pour des transactions s’appuyant sur une identité préalablement vérifiée en face à face. Cette signature nécessite au moins une vérification visuelle de l’identité de son signataire, en face à face ou par le biais d’une visio-conférence. Elle comprend aussi l’utilisation d’un système de signature certifié SSCD (par carte ou à distance). Cette signature est recommandée dans le cadre d’actions collectives, de forts montants engagés mais aussi dans le cadre de crédits à la consommation, de contrats d’assurance-vie ou de transactions réglementées.

Quel que soit le niveau de certification, la signature électronique permet :

  • D’authentifier un signataire,
  • De garantir l’intégrité d’un document,
  • D’assurer la non-répudiation, autrement dit l’émetteur du document ne pourra nier l’avoir envoyé.
5 points sur lesquels il ne faut pas faire l'impasse

1. Un niveau de signature adapté

Veillez à choisir le niveau de signature le plus adapté à vos besoins afin de limiter les risques, quelle que soit la nature du document.

2. Une offre de signature électronique évolutive

Assurez-vous que votre offre en termes de signature électronique est évolutive et applicable au-delà des frontières européennes, la législation pouvant être différente d’un pays à l’autre.

3. Une solution adaptée à vos applications

Votre offre de signature électronique doit parfaitement être compatible avec les applications les plus utilisées dans votre structure.

4. Un tiers de confiance agréé

Il est primordial de vérifier si la solution envisagée est conforme à l’eIDAS et certifiée par l’ANSSI. En prenant ces précautions vous vous assurez d’un parfait respect des obligations légales concernant l’archivage probatoire des documents ainsi que l’établissement du fichier de preuves.

5. Une solution flexible

La signature électronique s’inscrit dans une démarche globale de dématérialisation. Votre solution doit donc être suffisamment flexible pour s’adapter à vos besoins présents et futurs.

La signature électronique by DocuSign

Parmi les différents tiers de confiance répondant à ces critères de choix, DocuSign se distingue grâce à une offre de valeur étendue et fiable.

Le champ d’actions de cette offre est fondé sur les points suivants :

  • Dématérialiser vos processus métiers en toute sérénité,
  • Envoyer, signer et stocker tout type de document depuis n’importe quels appareils mobiles (PC, tablette ou smartphone),
  • Valider plus rapidement les approbations, les accords et les transactions en mettant en place des processus intégralement en ligne.
Un processus de signature simplifié
Ci-dessous le processus d’une signature manuscrite :

Ces systèmes ne sont plus adaptés à un monde où le numérique accélère et simplifie les usages ! Il subsiste de nombreux processus manuels et déconnectés qui alourdissent les temps de traitement et réduisent la productivité des acteurs de la chaine documentaire.


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